Jak správně napsat formální e-mail

E-mailová komunikace patří v současné době ke každodenní pracovní rutině. Přečtěte si, jak napsat zprávu klientovi či obchodnímu partnerovi tak, aby si ji nejen otevřel a přečetl celou, ale také na ni odpověděl, jak potřebujete. Váš e-mail může vynikat mezi ostatními relativně snadno. Stačí se držet několika pravidel.

Personalizujte. Komunikaci to velmi pomůže

Než si rozebereme jednotlivé části e-mailu, máme pro vás doporučení. Pokud je to možné, zprávu přizpůsobte konkrétnímu adresátovi. Poměrně snadno, ale velmi efektivně si s ním tak vytvoříte vztah. V neposlední řadě také zlepšíte čtivost vašeho textu, který díky tomu nebude připomínat úřední obsílku. Pokud tedy například víte, že dotyčný je vášnivý rybář a při posledním telefonním hovoru se zmínil, že půjde na ryby, zeptejte se ho, jak rybolov dopadl.

Předmětem to začíná: Příjemce zaujměte hned

Jednou z nejdůležitějších, byť paradoxně nejkratších součástí e-mailu, je předmět. Proto jej zformulujte tak, aby ihned zaujal a současně přesně vystihoval téma zprávy. Pozor dávejte na délku, která musí být tak akorát. Ideálně tedy maximálně 50 znaků. Předmět tedy může vypadat například takto: „Meeting minutes ze schůzky 1. února”.

Otázkou zůstává použití emoji, tedy smajlíků. Předmět ozvláštní, některé e-mailové schránky ale zprávy se smajlíkem v předmětu vyhodnocují jako spam. S emoji proto v tomto případě zacházejte velmi opatrně.

Správné oslovení prolomí ledy s klientem

S oslovením v e-mailu je to jako při osobní komunikaci. Vašemu protějšku můžete pevně podat ruku, podívat se mu do očí a pozdravit. Nebo mu naopak nabídnout „leklou rybu”, cosi potichu zamumlat a dívat se do země.

Na počátku proto slušně pozdravte. V situaci, kdy je to vhodné, se nebojte v oslovení použít adresátův titul, pokud ho má. Jmenujme například komunikaci s právníkem. Pokud je to nutné, představte se a navažte na minulou komunikaci. Dotyčného tím uvedete do situace a umožníte mu, aby se ihned zorientoval: „Dobrý den, Martine, hlásím se Vám z agentury Four Bros. Navazuji na náš telefonát z desátého tohoto měsíce, při kterém jsme řešili…”

Tělo e-mailu je alfa a omega

Konečně jste se dostali k tomu, co chcete adresátovi sdělit. Vždy začněte tím, co je nejdůležitější, méně závažné informace si nechte na konec. Pokud by bylo třeba e-mail krátit, odzadu je to snazší. Pamatujte také na členění zprávy do odstavců, velmi to pomáhá čitelnosti.

Vyžaduje-li to situace, použijte odrážky, například když vytváříte seznamu věcí, které je třeba udělat. Pokud zdůrazňujete opravdu závažnou informaci, vytučněte ji. Určitě však nepište caps lockem. Velká písmena totiž implikují křik. Koneckonců, vzpomeňte si na diskuze na sociálních sítích.

Next steps aneb další kroky, které je třeba udělat

Sdělili jste vše, co bylo třeba, a nyní něco chcete po adresátovi vy sami? Řekněte mu to na rovinu a nespoléhejte se, že to vyplyne mezi řečí. Pokud je e-mail určený více lidem a požadavky směřují nejen na jednoho člověka, přiřaďte je ke konkrétním osobám. Každý díky tomu bude přesně vědět, co se po něm žádá. Pokud to neuděláte, riskujete, že vaši prosbu nakonec nevyřeší nikdo a setkáte s odpověďmi typu „Já myslel, že vám to kolegové už poslali.”

A jak tedy práci rozdělit? Třeba následovně: „Paní Dvořáková, vás prosím o zaslání přístupových údajů do systému. Pane Nováku, vy mi prosím pošlete poslední tabulku s reporty.”

Nebojte se zadat deadline. Buďte ale ohleduplní

Pokud po adresátovi něco žádáte, uveďte rozumný časový horizont, do kdy by měla daná věc být hotová či poslaná. Pokud to však není vysloveně nutné, nepožadujte něco obratem. Výjimku představují například situace, kdy bez zaslaných informací vůbec nemůžete ve své práci pokračovat. V případě, že příjemce uvedený časový horizont překročí, klidně se mu slušně připomeňte.

Konec e-mailu nasadí korunu. Nebo „nasadí korunu”

U rozloučení platí totéž, co u oslovení. Buďte zdvořilí, popřejte hezký den a předem poděkujte, pokud adresáta o něco žádáte. Nabídněte mu také, ať se na vás v případě nejasností bez obav obrátí. Zprávu však neukončujte jedním či dvěma slovy nebo dokonce zcela bez rozloučení.

Příjemně e-mail zakončíte například takto: „Předem děkuji za zaslání informací a kdybyste cokoliv potřeboval, neváhejte se na mě obrátit. Rád vám vše vysvětlím. S pozdravem a přáním hezkého dne, Jan Novák.”

Čtyři dobré rady navíc

• Pište srozumitelně: Neznáte-li příjemce příliš dobře, vyhněte se alespoň v počátcích vaší komunikace odborným výrazům apod. Hrozí riziko, že dotyčný nebude tyto termíny znát a vy ho hned na začátku vystrašíte.
• Nebraňte se emoji: Pokud s používáním emoji, česky smajlíků, začne v konverzaci adresát, nebojte se je do svých zpráv přidat také. Naopak, pokud byste je nepoužili, vyznělo by to spíše neuctivě. Jen pamatujte, že všeho s mírou.
• Pozor na češtinu a pravopis: Ještě, než e-mail odešlete, věnujte pár minut kontrole pravopisu a chyb celkově. Nechcete přece, aby v oficiální komunikaci, která reprezentuje vaši firmu i vás osobně, byla špatně tvrdá a měkká i nebo překlepy.
• Nenechte se ovládat emocemi: Začíná se situace z jakéhokoliv důvodu vyhrocovat a hrozí, že přeroste v hádku? Místo vypisování další odpovědi raději adresátovi zavolejte a případné potíže vyřešte po telefonu. Ve většině případů je to snazší, rychlejší a efektivnější.

Jak je vidět, napsání opravdu dobrého e-mailu pro obchodního partnera či klienta zdaleka není tak triviální, jak se na první pohled zdá. Pravidel a doporučení je navíc mnohem více, zde jsme uvedli jen některá.

Pokud máte pocit, že vaše e-mailová komunikace zaslouží vylepšení, neváhejte se nám ozvat. Rádi s vámi uspořádáme například školení a vše si projdeme tak, aby vaše zprávy mezi ostatními opravdu vynikly.